Il n’y a pas de compte à ouvrir ni de mur d’inscription. Le premier e-mail peut être un cahier des charges, une référence produit d’un concurrent, ou une photographie du carton que vous achetez aujourd’hui.
1. La demande
Ce dont nous avons besoin : ce que l’emballage doit faire, et à peu près en quelle quantité.
La précision aide mais n’est pas exigée à ce stade. « Sacs pour conteneurs de 240 litres, environ 40 palettes par an, actuellement payés trop cher » suffit à commencer. Si vous avez une fiche technique de votre fournisseur actuel, envoyez-la — nous chiffrerons en face, ligne par ligne, pour que la comparaison soit réelle.
Les demandes portant sur plusieurs catégories sont attendues. Une demande couvrant sacs, film et palettes est le cas pour lequel ce métier existe, pas une complication.
Délai de réponse : nous répondons sous un jour ouvré, par une personne nommée.
2. Cahier des charges et échantillons
Ce qui se passe : nous mettons la spécification par écrit et vous la confirmez.
Pour les sacs, cela veut dire matériau, épaisseur en microns, largeur et longueur utiles en millimètres, type de soudure, couleur et conditionnement. Pour le film, coulé ou soufflé, micron, largeur, mandrin et pré-étirage. Pour les palettes, dimensions, classe de charge, qualité de bois et nécessité ou non d’un traitement NIMP 15.
Cette étape existe parce qu’un prix chiffré contre une spécification vague change ensuite, et qu’un devis qui change est pire qu’une absence de devis.
Les échantillons partent sous 5 jours ouvrés après accord sur la spécification, gratuitement pour les qualités standards. Les couleurs spécifiques et les échantillons imprimés sont chiffrés à part, parce qu’ils exigent une courte série de production.
Délai : 1 à 2 jours ouvrés pour la spécification écrite.
3. Le devis
Ce que vous recevez : un prix rendu, pas un prix départ usine avec fret à préciser.
Chaque devis indique :
- le prix unitaire et le prix par conditionnement ou par palette
- l’incoterm — EXW, FCA ou DAP à votre quai
- la configuration palette : unités par carton, cartons par palette, poids et hauteur de palette
- combien de palettes remplissent un semi de 13,6 m, et ce que coûte un chargement partiel
- le délai à compter de la confirmation de commande
- les conditions de paiement
- la validité, en général 14 jours, indiquée sur le devis lui-même
Les prix du polyéthylène et du papier suivent les marchés de la résine et de la pâte, et c’est pourquoi un devis porte une date de validité plutôt que d’être ouvert. Sur les programmes répétitifs, les prix sont en général fixés au trimestre.
Délai : 2 jours ouvrés.
4. Production et contrôle qualité
Ce qui se passe : la commande part aux usines, et nous contrôlons avant le départ.
Le contrôle avant expédition vérifie la spécification convenue : épaisseur mesurée en plusieurs points de la laize, largeur et longueur utiles, résistance des soudures, qualité et éclatement du carton, repérage et couleur d’impression au regard du bon à tirer approuvé. Vous recevez le rapport avant l’expédition, pas sur demande.
Le délai est de 12 à 15 jours ouvrés départ usine pour les spécifications standards et de 18 à 22 pour les dimensions, couleurs ou impressions spécifiques. Le délai démarre quand la spécification est confirmée par écrit, pas quand la demande arrive — c’est la source de malentendu la plus fréquente dans l’approvisionnement en emballage, donc la date de départ figure sur la confirmation de commande.
Voir le contrôle qualité pour ce qui se passe quand quelque chose est hors spécification.
5. L’expédition
Ce qui part : le chargement du fabricant, sur la facture du fabricant, avec le dossier documentaire complet.
Chaque usine expédie ce qu’elle a produit, sous l’incoterm convenu dans son devis. Si vous avez commandé auprès de plusieurs, cela fait plusieurs expéditions — nous le disons au stade du devis plutôt que de le laisser arriver comme une surprise. Vous recevez :
- la facture commerciale du fabricant
- une CMR
- une liste de colisage indiquant chaque ligne et sa palette
- les déclarations de conformité pour chaque type d’emballage du chargement
- les poids d’emballage par matériau, prêts pour votre déclaration REP
Le transit est de 2 à 4 jours vers l’Allemagne et les Pays-Bas, 3 à 5 vers la France, 5 à 7 vers la Scandinavie.
Ce qui ralentit une commande
Par ordre de fréquence réelle :
- Une spécification confirmée tard. Le compteur démarre à la confirmation, donc une semaine passée à décider d’une épaisseur est une semaine ajoutée à la livraison.
- Les fichiers d’impression. Un emballage imprimé ne peut pas démarrer avant approbation des fichiers. Comptez trois jours ouvrés pour le bon à tirer, davantage si le visuel change.
- Une première commande avec de nouvelles conditions de paiement. La production démarre à réception de l’acompte, pas à réception du bon de commande.
- La haute saison. De septembre à novembre, c’est le trimestre le plus chargé de l’emballage en Europe ; réservez six semaines à l’avance plutôt que trois.