De conformiteitsverklaring voor verpakking

Sinds 12 augustus 2026 heeft verpakking die op de EU-markt wordt aangeboden een EU-conformiteitsverklaring nodig, gedragen door een technisch dossier.

De meeste documenten die onder die naam rondgaan, zijn er geen. Het zijn leveranciersbrieven — een pagina toezeggingen op briefpapier, niet ondertekend of ondertekend door iemand zonder naam, met de mededeling dat de goederen „voldoen aan alle relevante wetgeving”. Die zin is niets waard, en de partij die de verplichting draagt, is zelden degene die hem heeft geschreven.

Wie haar opstelt

De fabrikant. Niet de importeur, niet de distributeur, en niet wie haar u toevallig verkoopt.

Het woord betekent niet wat het lijkt. Onder artikel 3 is de fabrikant wie de verpakking ontwerpt of vervaardigt — of laat ontwerpen dan wel vervaardigen en onder eigen naam of merk in de handel brengt. Een merkeigenaar die zakken laat maken door een converter is de fabrikant van die verpakking. De converter is dat niet. Er is per verpakkingsartikel één fabrikant voor de hele EU-markt, en artikel 15 legt het technisch dossier, de conformiteitsbeoordeling en de verklaring bij die ene partij.

Iedereen verderop in de keten heeft een lichtere, andere taak:

Rol	Verplichting
Fabrikant (art. 15)	Stelt het technisch dossier op, voert de conformiteitsbeoordeling uit, geeft de verklaring af en ondertekent haar
Importeur (art. 18)	Controleert dat de beoordeling is uitgevoerd en de verklaring bestaat, bewaart een kopie, legt het technisch dossier op verzoek over
Distributeur (art. 19)	Controleert vóór het aanbieden dat verklaring en etikettering aanwezig zijn

En dan is er het valluik. Artikel 21: een importeur of distributeur die verpakking onder eigen naam of merk op de markt brengt, of haar zo wijzigt dat de conformiteit wordt geraakt, geldt als fabrikant, met de volle verplichtingen van artikel 15. Private label is het gewone geval. Staat uw merk op de zak, dan is de verklaring aan u om af te geven, en het papierwerk van uw leverancier kwijt u dat niet.

Nog één onderscheid is het onthouden waard, omdat leveranciersvragenlijsten de twee stelselmatig door elkaar halen: fabrikant onder de PPWR is niet dezelfde rol als producent onder de UPV. De eerste bepaalt wie de verklaring tekent. De tweede bepaalt wie zich in elke lidstaat registreert en betaalt, en die volgt de nationale uitvoering. De richtsnoeren van de Commissie van juni 2026 zijn uitdrukkelijk: beide rollen worden toegekend per verpakking en per markt, niet per onderneming.

Wat erin moet staan

Een conformiteitsverklaring volgt hetzelfde patroon als elke andere EU-productverklaring. Ontbreekt een van deze punten in een document, dan is het er geen:

Element	Wat het in de praktijk betekent
Een uniek kenmerk van de verklaring	Een nummer, zodat een bepaalde versie is aan te halen
Naam en adres van fabrikant of importeur	Een rechtspersoon met adres, geen merk
De vermelding dat zij onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van die partij is opgesteld	De zin die haar tot rechtshandeling maakt
Identificatie van de verpakking	Genoeg om te herleiden: omschrijving, artikelnummer, maten, materiaal, meestal een foto
De Uniewetgeving waaraan zij voldoet	Verordening (EU) 2025/40 en elk ander instrument dat geldt
Verwijzingen naar toegepaste normen of specificaties	Geharmoniseerde normen waar die er zijn, anders de gebruikte technische specificatie
Aanvullende gegevens	Testrapporten, betrokkenheid van een aangemelde instantie waar vereist
Plaats en datum van afgifte	Een ongedateerde verklaring is niet tegen een specificatiewijziging te leggen
Naam, functie en handtekening	Een persoon met naam en functie, niet „Verkoopafdeling”

Het technisch dossier erachter

De verklaring is de samenvatting. Het technisch dossier is wat haar waar maakt, en het blijft bij degene die de verklaring heeft opgesteld — het wordt op verzoek van een markttoezichthouder overgelegd en niet bij elke order meegestuurd.

Het omvat gewoonlijk:

• een algemene beschrijving van de verpakking en waar zij voor is,
• ontwerp- en fabricagetekeningen en de samenstelling,
• de eisen waaraan de verpakking wordt getoetst, en hoe,
• testrapporten en metingen,
• bij kunststofverpakking het bewijs van het recyclaatgehalte — het deel waarvan velen vanaf 2030 zullen wensen dat zij er eerder mee waren begonnen.

U mag vragen of het bestaat. Op een kopie van alles heeft u in de regel geen recht, omdat het receptuurgegevens bevat die werkelijk bedrijfsgevoelig zijn.

Hoe u een echte herkent

Vier controles, in ongeveer negentig seconden:

1. Staat er een ondertekenaar met naam en functie? „J. Kowalski, kwaliteitsmanager” is een verklaring. „Verkoopafdeling” is een brief.
2. Benoemt zij de concrete verpakking? Een verklaring over „al onze polyethyleenproducten” dekt niets waarop u kunt steunen.
3. Haalt zij de wetgeving met nummer aan? „Voldoet aan de EU-regelgeving” is geen verwijzing. „Verordening (EU) 2025/40” wel.
4. Is zij gedateerd, en ligt die datum na de specificatie die u is geoffreerd? Een verklaring van vóór een materiaalwijziging beschrijft een ander product.

Wat u ermee doet

Bewaar haar bij het inkoopdossier van de batch, niet in een verzamelmap. Vraagt een markttoezichthouder ernaar, dan gaat de vraag over een bepaalde zending en moet het antwoord daarnaar herleidbaar zijn.

Brengt u verpakking van buiten de EU binnen, dan bent u de importeur en moet u de verklaring en op verzoek het technisch dossier kunnen overleggen. Dat vraagt om een afspraak met de fabrikant om die te krijgen, gemaakt vóór de order en niet na de vraag. Koopt u binnen de interne markt, dan geldt de volgende paragraaf.

Wat dit betekent als u in Polen koopt

Niemand is importeur. Een Poolse fabriek die verkoopt aan een Duitse, Nederlandse of Zweedse koper is een intracommunautaire beweging — de goederen zijn al op de interne markt en artikel 18 komt nooit in beeld. Dat neemt een administratieve last weg die velen voor onvermijdelijk houden, en het is een werkelijk verschil met dezelfde zakken uit Azië betrekken.

De verdeling is daarmee kort:

• De fabriek is de fabrikant en geeft de verklaring af onder eigen naam, per verpakkingstype, per specificatie.
• U bent de distributeur als u de goederen doorverkoopt als product van de fabriek, en uw taak is te controleren dat de verklaring bestaat en er een kopie van te houden.
• U bent de fabrikant zodra uw merk erop staat — artikel 21, en de verklaring is aan u om af te geven.

Wat wij daaraan doen

Wij geven de verklaring niet af en zouden dat ook niet kunnen: wij zijn agent, wij verwerven geen eigendom van de goederen en brengen niets op de markt. De fabriek doet beide.

Wat wij doen is ervoor zorgen dat het document er is voordat u zich vastlegt, en dat het zegt wat uw specificatie zegt. Concreet: wij vragen het op in de offertefase in plaats van bij verzending, wij controleren dat het de fabriek als rechtspersoon noemt met een ondertekenaar met functie, dat de verpakkingsaanduiding overeenkomt met het artikelnummer dat u werkelijk koopt, en dat de afgiftedatum ligt ná de laatste specificatiewijziging. Heeft een fabriek tot nu toe leveranciersbrieven afgegeven in plaats van verklaringen, dan zeggen wij dat vóór u bestelt en niet erna.

Is uw lijn private label, dan zeggen wij ook dat helder: de verplichting is van u, en wat u van de fabriek nodig hebt is het technisch dossier dat de verklaring onderbouwt die u gaat tekenen — niet een verklaring op naam van de fabriek die uw merk niet dekt.

Wat dit betekent voor wat u koopt

De verklaring wordt afgegeven door de fabrikant en hoort bij de verpakkingssoort, niet bij de order — zij is dus beslist wanneer de specificatie dat is, niet wanneer de lading vertrekt. Welke van wikkelfolie, afvalzakken of cateringfolie u ook specificeert: vraag haar bij de offerte. Wij zorgen dat zij met de goederen meekomt en zegt wat de specificatie zegt.